Avis de confidentialité – Loi 25

2. Notre rôle

Weblo est responsable des renseignements personnels qu'elle recueille pour ses propres fins, notamment ceux des visiteurs de notre site Web, des personnes qui demandent une démonstration ou communiquent avec nous, et des utilisateurs des comptes de nos clients.

Lorsque nous fournissons nos services d'employé IA aux sociétés de gestion immobilière, nous traitons les renseignements personnels de leurs locataires, locataires potentiels, propriétaires et autres contacts pour leur compte, en vertu d'un contrat écrit, comme le permet l'article 18.3 de la Loi. La société de gestion immobilière demeure responsable de ces renseignements. Nous ne les utilisons que pour exécuter notre mandat, nous les protégeons au moyen de mesures de sécurité appropriées, et nous transmettons toute demande les concernant à la société concernée tout en l'aidant à y répondre.

3. Renseignements personnels recueillis et fins de la collecte

Nous déterminons les fins de la collecte des renseignements personnels avant de les recueillir, et nous ne recueillons que les renseignements nécessaires à ces fins.

• Coordonnées et renseignements d'affaires : Nom, adresse courriel, numéro de téléphone, nom de l'entreprise, nombre d'unités gérées et logiciel de gestion immobilière utilisé, lorsque vous demandez une démonstration, réservez une rencontre ou communiquez avec nous. Nous les utilisons pour vous répondre, planifier et présenter des démonstrations, et gérer notre relation d'affaires.
• Renseignements sur le consentement SMS : Nom, adresse courriel, numéro de téléphone ainsi que la date et le mode de votre consentement ou de votre désinscription. Nous les utilisons pour vous envoyer les messages texte transactionnels que vous avez accepté de recevoir et pour conserver la preuve de vos choix.
• Renseignements des comptes clients : Nom, coordonnées d'affaires, identifiants de connexion et paramètres de compte des utilisateurs de nos clients. Nous les utilisons pour créer et gérer les comptes, authentifier les utilisateurs, offrir du soutien et facturer nos services.
• Communications traitées pour nos clients : Numéros de téléphone des appelants, enregistrements d'appels, transcriptions, messages texte et courriels, demandes d'entretien et détails des rendez-vous. Nous les utilisons uniquement pour fournir nos services d'employé IA selon les instructions de la société de gestion immobilière concernée.
• Audio de la démo vocale : Si vous utilisez la démo vocale en direct sur notre site Web, votre voix est traitée en temps réel par notre fournisseur d'IA afin de générer les réponses de l'assistant de démonstration.
• Renseignements techniques et d'utilisation : Adresse IP, type de navigateur et d'appareil, pages consultées, site Web référent, identifiants de clic publicitaire et identifiants de témoins. Nous les utilisons pour exploiter et sécuriser notre site Web, comprendre son utilisation et mesurer l'efficacité de notre publicité.

Moyens de collecte

Nous recueillons les renseignements personnels directement auprès de vous (au moyen de nos formulaires Web, d'appels téléphoniques, de messages texte et de courriels), automatiquement au moyen de témoins (cookies) et de technologies similaires lorsque vous utilisez notre site Web, ainsi qu'auprès de nos clients et des logiciels de gestion immobilière qu'ils connectent à nos services.

4. Votre consentement

Lorsque nous avons besoin de votre consentement, nous le demandons en termes simples et clairs, distinctement pour chacune des fins spécifiques et distinctement de toute autre information. Votre consentement doit être manifeste, libre et éclairé, et il ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé.

En fournissant vos renseignements personnels après avoir été informé des fins décrites dans le présent avis, vous consentez à leur utilisation et à leur communication à ces fins. Nous n'utilisons pas vos renseignements à d'autres fins sans votre consentement, sauf dans les cas permis par la Loi, par exemple à des fins compatibles avec celles pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous obtenons votre consentement exprès avant d'utiliser des renseignements personnels sensibles à des fins secondaires.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en communiquant avec notre personne responsable de la protection des renseignements personnels ou, pour les messages texte, en répondant STOP. Le retrait de votre consentement peut limiter notre capacité à fournir certains services.

Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d'un mineur de moins de 14 ans sans le consentement du titulaire de l'autorité parentale ou du tuteur.

6. Décisions fondées sur un traitement automatisé

Nos services utilisent l'intelligence artificielle pour répondre aux appels et aux messages, créer des billets d'entretien, planifier des rendez-vous et assurer le suivi des prospects pour le compte de nos clients. Si une décision vous concernant est fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements personnels, vous en serez informé au plus tard au moment où la décision vous sera communiquée.

Sur demande, vous pouvez être informé des renseignements personnels utilisés pour rendre la décision, des raisons ainsi que des principaux facteurs et paramètres ayant mené à la décision, et de votre droit de faire rectifier les renseignements personnels utilisés. Vous pouvez également présenter vos observations à un membre de notre personnel en mesure de réviser la décision. Lorsque la décision est rendue pour une société de gestion immobilière, il revient à cette société de vous en informer, et nous l'aidons à le faire.

7. Communication de vos renseignements à des tiers

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Nous ne les communiquons qu'aux catégories de tiers suivantes, et seulement dans la mesure nécessaire aux fins décrites dans le présent avis :

• Fournisseurs de services : Hébergement et infrastructure infonuagiques, fournisseurs de modèles d'IA (OpenAI), fournisseurs de téléphonie et de SMS, envoi de courriels (Resend), analytique (PostHog) et planification (Calendly). Ils agissent en vertu de contrats écrits qui limitent l'utilisation de vos renseignements aux services qu'ils nous fournissent et qui les obligent à les protéger et à nous aviser de tout incident de confidentialité.
• Nos clients et leurs logiciels : La société de gestion immobilière pour le compte de laquelle nous traitons vos renseignements et, selon ses directives, le logiciel de gestion immobilière qu'elle utilise (comme AppFolio, Buildium, Yardi Breeze, Rentec Direct ou CondoManager).
• Plateformes publicitaires : Meta et OpenAI, aux fins limitées de mesure publicitaire décrites à la section 5.
• Exigences légales et commerciales : Les autorités publiques lorsque la loi l'exige et, dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition ou d'une autre transaction commerciale, l'autre partie, en vertu d'une entente qui protège vos renseignements comme l'exige la Loi.

Au sein de Weblo, l'accès aux renseignements personnels est limité aux membres du personnel qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions, comme nos équipes de soutien, de succès client, d'ingénierie et de ventes.

8. Communication à l'extérieur du Québec

Vos renseignements personnels peuvent être communiqués à l'extérieur du Québec, notamment ailleurs au Canada et aux États-Unis, où plusieurs de nos fournisseurs de services (comme OpenAI, Meta, PostHog, Resend et Calendly) stockent ou traitent des données.

Avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée qui tient compte de la sensibilité des renseignements, des fins de leur utilisation, des mesures de protection (y compris contractuelles) dont ils bénéficieront et du régime juridique applicable dans l'État concerné. Nous ne communiquons les renseignements que si l'évaluation démontre qu'ils bénéficieront d'une protection adéquate, et uniquement en vertu d'une entente écrite. Les renseignements détenus à l'extérieur du Québec peuvent être assujettis aux lois du territoire où ils se trouvent.

9. Conservation, destruction et anonymisation

Nous ne conservons les renseignements personnels que le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que la loi ne nous oblige à les conserver plus longtemps. Lorsque ces fins sont accomplies, nous détruisons les renseignements de façon sécuritaire ou les anonymisons pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes, selon les meilleures pratiques généralement reconnues et conformément au Règlement sur l'anonymisation des renseignements personnels.

Les renseignements que nous traitons pour le compte de nos clients sont conservés et détruits conformément à leurs instructions et à nos contrats avec eux. Notre Politique de Confidentialité décrit nos pratiques de conservation pour chaque catégorie de renseignements.

10. Sécurité et incidents de confidentialité

Nous prenons des mesures de sécurité raisonnables compte tenu de la sensibilité, de la finalité, de la quantité, de la répartition et du support des renseignements personnels que nous détenons. Notre programme de sécurité est aligné sur les critères des services de confiance SOC 2 de l'AICPA, et notre audit SOC 2 est actuellement en cours.

Un incident de confidentialité s'entend de tout accès, utilisation ou communication non autorisés par la loi d'un renseignement personnel, ainsi que de sa perte ou de toute autre atteinte à sa protection. Si nous avons des motifs de croire qu'un incident est survenu, nous prenons des mesures raisonnables pour diminuer les risques qu'un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent. Si l'incident présente un risque qu'un préjudice sérieux soit causé, nous en avisons avec diligence la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées. Nous tenons un registre de tous les incidents de confidentialité et le communiquons à la Commission sur demande.

Si vous croyez que vos renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer sans tarder avec notre personne responsable de la protection des renseignements personnels.

11. Protection de la vie privée dès la conception

Nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour tout projet d'acquisition, de développement ou de refonte d'un système d'information ou de prestation électronique de services impliquant des renseignements personnels. Lorsque nos produits offrent des paramètres de confidentialité, ceux-ci assurent par défaut le plus haut niveau de confidentialité, sans aucune intervention de votre part.

12. Vos droits

En vertu de la Loi, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'être informé : Savoir quels renseignements personnels nous détenons à votre sujet, quelles catégories de personnes au sein de Weblo y ont accès, pendant combien de temps nous les conservons et comment joindre notre personne responsable de la protection des renseignements personnels.
• Droit d'accès : Obtenir une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• Droit à la portabilité : Recevoir les renseignements personnels informatisés recueillis auprès de vous dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou les faire communiquer à toute personne ou à tout organisme que vous désignez.
• Droit de rectification : Faire rectifier des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques, et faire supprimer des renseignements périmés ou dont la collecte, la communication ou la conservation n'est pas autorisée par la loi.
• Retrait du consentement : Retirer en tout temps votre consentement à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels.
• Droit à la désindexation : Nous demander de cesser de diffuser vos renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien rattaché à votre nom permettant d'y accéder, lorsque leur diffusion contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire, ou cause un préjudice grave à votre réputation ou à votre vie privée, dans les conditions prévues par la Loi.
• Décisions automatisées : Être informé des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé et présenter vos observations à une personne en mesure de les réviser.
• Droit de porter plainte : Porter plainte auprès de nous ou de la Commission d'accès à l'information.

13. Comment exercer vos droits

1. Transmettez une demande écrite à notre personne responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à info@weblo.ai ou par la poste à l'adresse indiquée ci-dessus.
2. Nous pourrions vous demander des renseignements afin de vérifier votre identité. Seuls vous ou une personne autorisée à agir en votre nom pouvez présenter une demande concernant vos renseignements personnels.
3. Nous répondons par écrit dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. À défaut de réponse dans ce délai, votre demande est réputée avoir été refusée. L'accès est gratuit; des frais raisonnables peuvent toutefois être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission des renseignements, et nous vous en informerons à l'avance.
4. Si nous refusons votre demande, nous vous en expliquerons les motifs, indiquerons la disposition de la Loi sur laquelle le refus s'appuie, vous informerons du recours dont vous disposez devant la Commission d'accès à l'information et du délai pour l'exercer, et vous aiderons à comprendre notre décision si vous le souhaitez.
5. Si votre demande concerne des renseignements que nous détenons pour le compte d'une société de gestion immobilière, nous la transmettrons sans délai à cette société et l'aiderons à y répondre.

14. Plaintes

Si vous avez des préoccupations quant à la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, transmettez une plainte écrite à notre personne responsable de la protection des renseignements personnels. Nous en accuserons réception, l'examinerons et vous répondrons par écrit dans les 30 jours en vous indiquant, le cas échéant, les mesures prises.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec. Si nous refusons une demande d'accès ou de rectification, vous pouvez également soumettre à la Commission une demande d'examen de mésentente dans les 30 jours suivant notre refus.

15. Nos politiques et pratiques de gouvernance

Nous avons adopté des politiques et des pratiques qui encadrent la gouvernance des renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie. Elles prévoient notamment :

• Les rôles et les responsabilités des membres de notre personnel tout au long du cycle de vie des renseignements personnels, de la collecte à la destruction
• Un encadrement applicable à la conservation et à la destruction des renseignements personnels
• Un processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels
• Une procédure de gestion des incidents de confidentialité et un registre des incidents
• Des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour les nouveaux projets et les communications à l'extérieur du Québec
• Des contrôles qui limitent l'accès aux renseignements personnels aux membres du personnel qui en ont besoin
• Une formation de notre personnel en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité

Ces politiques et pratiques sont approuvées par notre personne responsable de la protection des renseignements personnels et révisées au moins une fois par année.

16. Modifications du présent avis

Nous publierons toute modification du présent avis sur cette page et mettrons à jour la date de « Dernière mise à jour ». Nous vous informerons des modifications importantes par un moyen approprié, comme un avis sur notre site Web ou un courriel. Le présent avis est offert en français et en anglais.